Privacyverklaring schenkers UZ Brussel - Bescherming van persoonsgegevens van schenkers

1.      ALGEMEEN

Wanneer u een schenking doet aan UZ Brussel verwerken wij uw persoonsgegevens.

Het UZ Brussel, onderdeel van de Vrije Universiteit Brussel, treedt hierbij op als de verwerkingsverantwoordelijke voor de fondsenwerving voor haar afdeling UZ Brussel Foundation (hierna: “UZ Brussel”, “wij”, “we” of “ons”).

UZ Brussel is gevestigd te Laarbeeklaan 101, 1090 Jette en gekend als vestigingseenheid van de Vrije Universiteit Brussel (Pleinlaan 2, 1050 Elsene; ondernemingsnummer 0449.012.406).

Dit Privacyreglement heeft tot doel haar schenkers zo volledig mogelijk te informeren over de wijze waarop wordt omgegaan met de persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt, waarom we deze persoonsgegevens verwerken en welke rechten de schenkers kunnen uitoefenen met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Dit reglement werd opgesteld in uitvoering van de verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna: AVG) en zijn uitvoeringswetten en – besluiten.

2.      DEFINITIES – WAT ZIJN “PERSOONSGEVENS” en WAT BETEKENT “VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS”?

Voor alle duidelijkheid worden hierbij een aantal definities gegeven van begrippen die voorkomen in het Privacyreglement:

“Persoonsgegevens”: iedere vorm van informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd, een natuurlijk persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer (bv. het Rijksregisternummer), naam en geboortedatum, locatiegegevens, een online identificator (bv. email adres of IP-adres) of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, economische of sociale identiteit.

“Verwerking”: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

“Toestemming”: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting, waarmee de persoon of zijn wettelijke vertegenwoordiger door middel van een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling aanvaardt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt.

3.      BASISPRINCIPES

We hanteren een aantal basisprincipes bij de verwerking van uw persoonsgegevens:

• We verwerken enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de beoogde doelstelling.
• We streven ernaar de gegevens nauwkeurig en correct te verwerken.
• We bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk.
• We nemen gepaste maatregelen om de vertrouwelijkheid en integriteit van uw gegevens te garanderen.
• Indien beroep gedaan wordt op externe dienstverleners, ziet UZ Brussel er op toe dat ook deze verwerkers de noodzakelijke gegevensbescherming in acht nemen.
• Gegevens worden nooit doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden.
• Publieke bekendmaking van uw persoonsgegevens ter bedanking op de website, gebeurt enkel na uw expliciete toestemming.

4.      WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT UZ BRUSSEL EN VOOR WELK DOEL?

a.       Type gegevens

Wij registreren, verwerken en bewaren:

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, aanspreektitel, geslacht, adres, geboortedatum, taal, rijksregisternummer).
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer).
• Financiële gegevens (rekeningnummer, bedrag van de schenking, datum, eventuele domiciliëring).
• Persoonlijke kenmerken (persoonlijke voorkeuren en/of interesses m.b.t. (eerdere) fondsenwervingscampagnes of activiteiten).
• Persoonlijke feedback over onze organisatie, activiteiten of campagnes (indien bijkomend aan ons bezorgd).

b.      Doel

Wij registreren, verwerken en bewaren bovenvermelde persoonsgegevens van schenkers met als doelstellingen fondsenwerving, informatieverstrekking over activiteiten en evenementen en/of informatieverstrekking over de besteding van de giften. De registratie, verwerking en bewaring in het kader van bovengenoemde doelstellingen vindt uitsluitend plaats ter behartiging van de volgende activiteiten:

• om te zorgen voor een relationele band met de schenkers;
• de financiering van filantropische projecten die het verblijf van patiënten aangenamer maken en hun levenskwaliteit kunnen verbeteren;
• de financiële ondersteuning van klinisch wetenschappelijk onderzoek;
• om het mogelijk te maken om de eigen werking te analyseren en evalueren en desgevallend bij te sturen.

Hierbij verwerken wij uw gegevens omdat u op enige wijze hebt aangegeven dat u door ons gecontacteerd wenst te worden aangaande de voornoemde doelstellingen (bv. via het invullen van een formulier op onze website of op een evenement of activiteit) of u uw toestemming gaf om in ons bestand te worden opgenomen.

Daarnaast worden uw persoonlijke gegevens geregistreerd, verwerkt en bewaard voor de fiscale verwerking van uw giften. Wij verwerken uw gegevens omdat wij ze nodig hebben om onze taken uit te voeren die wettelijk zijn vastgelegd. Zo wordt bv. uw rijksregisternummer alleen gebruikt voor de uitreiking van een fiscaal attest indien u hier recht op zou hebben (wettelijke grondslag: ‘kwijtschrift uitgereikt met toepassing van artikel 145, §1, tweede lid van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992’).

5.      HOE HEEFT HET UZ BRUSSEL DE PERSOONSGEGEVENS VERKREGEN?

a. Rechtstreeks

De persoonsgegevens van schenkers die het UZ Brussel verwerkt, heeft ze rechtsreeks via de betrokkene verkregen, hetzij via het invullen van een formulier op onze website of op een evenement of activiteit, hetzij via het geven van uw (mondelinge) toestemming om in ons bestand te worden opgenomen (Donateursbestand).

b. Onrechtstreeks

Bepaalde derde partijen stellen adresbestanden ter beschikking voor specifieke fondsenwervingscampagnes. Wanneer wij echter beroep doen op zo een dergelijke derde partij, zien wij er contractueel op toe dat deze derde de persoonsgegevens correct en wettelijk verzameld heeft en gebruikt. We verwerken en bewaren enkel uw persoonsgegevens in onze database als u een gift doet (d.i. een actieve toestemming) ten gevolge van die specifieke campagne.

Meer informatie over de bron van uw persoonsgegevens vindt u terug op de Privacy disclaimer in de correspondentie die u ontvangt van ons.

6.      DELEN VAN PERSOONSGEVENS AAN ‘DERDEN’

De persoonsgegevens van de schenkers worden niet aan derden gegeven, met uitzondering van:

• overheidsinstanties omwille van wettelijke en/of fiscale redenen;
• aan ‘dienstverleners’ voor de verwerking van persoonsgegevens op instructie van UZ Brussel (zie punt 7.).

7.      GEBRUIKEN WIJ ‘DIENSTVERLENERS’ VOOR DE VERWERKING?

Voor de verwerking van persoonsgegevens maken wij gebruik van dienstverleners die uw gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken. Wij zien erop toe dat de dienstverleners op wie wij een beroep doen de nodige beschermingsmaatregelen in acht nemen voor een veilige en correcte verwerking van uw gegevens en dat zij hun verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving nakomen.

a. Direct Social Communications

Uw gegevens worden in het kader van fondsenwervingcampagnes verwerkt door Direct Social Communications BV (Victor Rauterstraat 33, 1070 Brussel, KBO 0427.917.874 – hierna: “DSC”). DSC is een dienstverlener die gespecialiseerd is in het helpen van goede doelen bij hun communicatie en fondsenwerving. UZ Brussel heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met DSC. DSC mag uw persoonsgegevens enkel gebruiken voor:

• Rekruteringscampagnes via directe mail namens UZ Brussel;
• Reactiveringscampagnes via directe mail namens UZ Brussel;
• Fideliseringscampagnes via directe mail indien UZ Brussel hiervoor een beroep wenst te doen op de diensten van DSC;
• Opvolging van de giften en uitgifte van fiscale attesten namens UZ Brussel;
• Data Management Platform DONEA. UZ Brussel plaatst haar bestaande schenkers (Donateursbestand) op het DONEA-platform dat wordt aangeboden door DSC. DSC kan de gegevens van het Donateursbestand van UZ Brussel enkel en alleen gebruiken voor campagnes namens UZ Brussel.  DSC mag en kan deze niet aanwenden voor eigen doeleinden.

b. Flexmail

Uw gegevens worden mogelijk verwerkt door Flexmail als u heeft aangegeven onze elektronische nieuwsbrief te willen ontvangen. Flexmail is een e-mailmarketing platform dat gepersonaliseerde e-mails verstuurt namens en voor rekening van UZ Brussel. UZ Brussel verwerkt enkel gegevens van (potentiële) schenkers die zich vrijwillig inschrijven op onze mailingslijst en hiervoor toestemming geven. De verwerkingsactiviteiten die Flexmail volgens de verwerkingsovereenkomst mag uitvoeren namens UZ Brussel omvatten o.a.:

• het in ontvangst nemen en verifiëren van de persoonsgegevens;
• het opnemen van deze persoonsgegevens in de systemen van Flexmail en het combineren van de gegevens met het bericht dat wij willen laten versturen.

Flexmail is daarbij verantwoordelijk voor het verzenden van de berichten aan de betrokkenen wiens persoonsgegevens deel uitmaken van de gegevens die wij aan hen hebben verstrekt, en voor het aan- en opmaken van standaardrapporten die ons inzicht geven in de resultaten van de campagnes.

c. KOALECT

Uw gegevens worden in het kader van online fondsenwerving verwerkt door Koalect NV (Rue des Ateliers 31, 1332 Genval, KBO 0564.791.903 – hierna: “KOALECT”). KOALECT is een dienstverlener die gespecialiseerd is in het helpen van goede doelen bij hun online fondsenwerving en hiervoor een online platform ter beschikking stelt. UZ Brussel heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met KOALECT. KOALECT mag uw persoonsgegevens enkel gebruiken om:

• De gebruiker van het platform de mogelijkheid te bieden om actiepagina’s en projecten aan te maken;
• De gebruiker van het platform de mogelijkheid te bieden om online formulieren in te vullen;
• De gebruiker van het platform de mogelijkheid te bieden om online betalingen te doen;
• De gebruiker van het platform de mogelijkheid te bieden om informatie over de acties te delen op de sociale netwerken;
• Het UZ Brussel de mogelijkheid te bieden om de opvolging van de online fondsenwerving te verzorgen.

d. Dienstverlener met maatschappelijke zetel buiten de E.E.R. of een internationale organisatie

Bij eventuele doorgifte van uw gegevens aan een door UZ Brussel andere (toekomstige) aangestelde dienstverlener met maatschappelijke zetel gelegen buiten de Europese Economische Ruimte (E.E.R.) of aan een internationale organisatie, zullen wij ons ervan vergewissen of het land van bestemming een passend beschermingsniveau biedt. Wanneer het land waarnaar UZ Brussel gegevens wenst over te maken in het kader van dienstverlening voor de verwerking van persoonsgegevens geen passende waarborgen biedt, zal UZ Brussel door middel van modelovereenkomsten, ter beschikking gesteld door de Europese Commissie, of andere aanvaarde maatregelen zelf passende waarborgen afdwingen.

8.      UW RECHTEN M.B.T. DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Hieronder worden uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens uiteengezet.

Voor de uitoefening van uw rechten, kan u ons steeds bereiken door het sturen van een e-mail aan: foundation@uzbrussel.be. Wij zijn eveneens telefonisch bereikbaar op het nummer 02 477 57 11 van 9u tot 13u en van 13u30 tot 17u30. Of u kunt contact opnemen per post op het adres UZ Brussel Foundation, Laarbeeklaan 101, 1090 Jette.

a.       Recht op informatie

Op het moment van de verzameling van persoonsgegevens van de betrokkene, wordt deze overeenkomstig de bepalingen van de AVG via dit reglement geïnformeerd over de verwerking van zijn/haar gegevens en de rechtsgrond voor deze gegevensverwerking.

b.      Recht op inzage en kopie

U heeft het recht om in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen te weten welke persoonsgegevens we van u bijhouden, wat we hier precies mee doen en waarom we dit doen. U heeft ook het recht om van deze informatie kosteloos een kopie te krijgen.

Echter vragen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart mee te sturen, zodat wij er zeker van zijn dat de gevraagde persoonsgegevens naar de rechtmatige eigenaar worden gestuurd.

c.       Recht op verbetering en vervollediging

Wanneer u meent dat UZ Brussel onvolledige of onjuiste gegevens over u bijhoudt, dan heeft u het recht om deze gegevens kosteloos te laten verbeteren of vervolledigen.

d.      Recht op wissing

U mag vragen om uw gegevens te laten wissen (bijvoorbeeld omdat bewaring niet langer nodig zou zijn, bij gebrek aan rechtsgrond of bij vermoeden van onrechtmachtige verwerking).

UZB kan gewettigd zijn om hier niet op in te gaan, bijvoorbeeld wanneer de gegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening, onderbouwing van of verdediging in een rechtsgeding.

e.       Recht om ten allen tijde de eerder gegeven toestemming in te trekken

De verwerking van de persoonsgegevens door het UZ Brussel is in beginsel gebaseerd op de voorafgaande (al dan niet mondelinge) toestemming. U kan echter deze toestemming steeds intrekken. Het intrekken van de toestemming impliceert dat wij de betrokken gegevens niet langer mogen verwerken.

f.        Recht op beperking van de verwerking

In een beperkt aantal gevallen kan u verzoeken dat uw persoonsgegevens nog wel worden bewaard, maar niet worden verwerkt (‘on hold’ zetten van de verwerking).

g.      Recht op bezwaar

Als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, mag u ons daartoe contacteren. Uw bezwaar hoeft verder niet gemotiveerd te worden. UZ Brussel zal dientengevolge uw persoonsgegevens niet langer verwerken voor de hier genoemde doeleinden.

h.      Recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

U heeft met betrekking tot de verwerking van uw gegevens eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of via e-mail aan contact@apd-gba.be.

9.      HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Indien u ons een gift heeft gedaan, verwerken wij uw gegevens tot 10 jaar na uw laatste gift (of langer indien wettelijk verplicht volgens de fiscale wetgeving).

Wij zullen uw gegevens niet langer gebruiken noch bewaren indien u ons laat weten via tegenbericht (hetzij telefonisch, hetzij via mail, hetzij via brief) dat u dat niet langer wenst.

Indien wij u aanschrijven als potentiële schenker, en u in het verleden nog geen gift gedaan heeft, dan worden uw gegevens niet in onze database opgeslagen. Uw gegevens worden alleen opgeslagen indien u een gift doet aan onze organisatie.  Doet u geen gift, dan worden uw gegevens niet in onze databank opgeslagen en dus ook niet verder door ons verwerkt.

10.  UPDATE PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring werd voor het laatst aangepast op 27-05-2024.

We probeerden om deze privacyverklaring zo duidelijk en volledig mogelijk op te stellen. Indien er belangrijke wijzigingen zijn in de manier waarop wij uw persoonsgegevens registreren, verwerken en/of opslaan, dan kunt u deze wijzigingen in deze privacyverklaring terugvinden. Wij behouden ons immers het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.

11.  CONTACTEER ONS

Mogelijks wenst u meer uitleg en/of heeft u vragen, opmerkingen of suggesties, aarzel dan zeker niet om ons te contacteren door het sturen van een e-mail aan: foundation@uzbrussel.be. Wij zijn eveneens telefonisch bereikbaar op het nummer 02 477 57 11 van 9u - 13u en van 13u30 - 17u30. Of u kunt contact opnemen per post op het adres:

UZ Brussel Foundation
Laarbeeklaan 101
1090 Jette

Het UZ Brussel Foundation team helpt u graag verder!

Ook wanneer u van oordeel bent dat het ziekenhuis uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens niet of onvoldoende respecteert, kan u steeds terecht bij de functionaris voor gegevensbescherming van het ziekenhuis om uw klacht te behandelen via gegevensbescherming@uzbrussel.be.