Déclaration de confidentialité des donneurs UZ Brussel Protection des données personnelles des donateurs

1. GÉNÉRALITÉS

Lorsque vous faites un don à l'UZ Brussel, nous traitons vos données personnelles.

L'UZ Brussel, qui fait partie de la Vrije Universiteit Brussel, agit par la présente en tant que responsable du traitement pour la collecte de fonds pour sa division UZ Brussel Foundation (ci-après "UZ Brussel", "nous", "notre" ou "nos").

L'UZ Brussel est située à Laarbeeklaan 101, 1090 Jette et est connue comme une succursale de la Vrije Universiteit Brussel (Pleinlaan 2, 1050 Bruxelles ; numéro d'entreprise 0449.012.406).

La présente politique de protection de la vie privée vise à informer le plus complètement possible les donateurs sur la manière dont les données à caractère personnel sont traitées, sur les raisons pour lesquelles nous traitons ces données et sur les droits que les donateurs peuvent exercer en ce qui concerne leurs données à caractère personnel.

Le présent règlement a été établi en application du règlement UE n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après : AVG) et de ses lois et décrets d'application.

2. DÉFINITIONS - QUE SONT LES "DONNÉES PERSONNELLES" et QUE SIGNIFIE "TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES" ?

Par souci de clarté, certaines définitions de termes figurant dans le Règlement sur la protection de la vie privée sont données ci-après :

On entend par "données à caractère personnel" toute forme d'information concernant une personne identifiée ou identifiable. Est considérée comme identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment au moyen d'un numéro d'identification (par exemple le numéro du registre national), du nom et de la date de naissance, de données de localisation, d'un identifiant en ligne (par exemple l'adresse électronique ou l'adresse IP) ou d'un ou de plusieurs éléments caractérisant son identité physique, physiologique, économique ou sociale.

On entend par "traitement" toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, le verrouillage, l'effacement ou la destruction de données à caractère personnel.

On entend par "consentement" toute manifestation de volonté librement consentie, spécifique, informée et univoque par laquelle la personne ou son représentant légal accepte, par une déclaration ou par un acte actif non équivoque, le traitement des données à caractère personnel la concernant.

3. PRINCIPES DE BASE

Nous suivons un certain nombre de principes de base lorsque nous traitons vos données personnelles :

Nous ne traitons que les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation de l'objectif visé.
Nous nous efforçons de traiter les données de manière précise et correcte.
Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire.
Nous prenons des mesures appropriées pour assurer la confidentialité et l'intégrité de vos données.
S'il est fait appel à des prestataires de services externes, l'UZ Brussel veille à ce que ces sous-traitants respectent également la protection nécessaire des données.
Les données ne sont jamais transmises à des tiers à des fins commerciales.
La divulgation publique de vos données personnelles à des fins de remerciement sur le site web ne se fait qu'après votre consentement explicite.

4. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES PAR L'UZ BRUXELLES ET DANS QUEL BUT ?

a. Type de données

Nous enregistrons, traitons et stockons les données :

Données d'identification (nom, prénom, titre de l'adresse, sexe, adresse, date de naissance, langue, numéro d'enregistrement national).
Coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone).
Données financières (numéro de compte, montant du don, date, prélèvement automatique le cas échéant).
Caractéristiques personnelles (préférences personnelles et/ou intérêts concernant des campagnes ou activités de collecte de fonds (antérieures)).
Commentaires personnels sur notre organisation, nos activités ou nos campagnes (s'ils nous sont communiqués en plus).

b. Cible

Nous enregistrons, traitons et stockons les données personnelles susmentionnées des donateurs à des fins de collecte de fonds, de fourniture d'informations sur les activités et les événements et/ou de fourniture d'informations sur l'utilisation des dons. L'enregistrement, le traitement et le stockage dans le cadre des objectifs susmentionnés ont lieu uniquement dans le but de poursuivre les activités suivantes :

Assurer un lien relationnel avec les donateurs ;
le financement de projets philanthropiques qui rendent le séjour des patients plus agréable et peuvent améliorer leur qualité de vie ;
le soutien financier de la recherche scientifique clinique ;
pour lui permettre d'analyser et d'évaluer son propre fonctionnement et de procéder à des ajustements si nécessaire.

Pour ce faire, nous traitons vos données parce que vous avez indiqué d'une manière ou d'une autre que vous souhaitiez être contacté par nous aux fins susmentionnées (par exemple, en remplissant un formulaire sur notre site web ou lors d'un événement ou d'une activité) ou parce que vous avez donné votre accord pour être inclus dans notre base de données.

En outre, vos données personnelles sont enregistrées, traitées et conservées pour le traitement fiscal de vos dons. Nous traitons vos données parce que nous en avons besoin pour accomplir nos tâches prévues par la loi. Par exemple, votre numéro de registre national n'est utilisé que pour la délivrance d'une attestation fiscale si vous y avez droit (base juridique : "attestation de décharge délivrée en vertu de l'article 145, §1, deuxième alinéa du Code des impôts sur les revenus 1992").

5. COMMENT L'UZ BRUXELLES A-T-ELLE OBTENU LES DONNÉES PERSONNELLES ?

a. Directement

Les données personnelles des donateurs que l'UZ Brussel traite, elle les a obtenues directement de la personne concernée, soit en remplissant un formulaire sur notre site web ou lors d'un événement ou d'une activité, soit en donnant votre consentement (verbal) pour être inclus dans notre fichier (fichier des donateurs).

b. Indirectement

Certains tiers fournissent des fichiers d'adresses pour des campagnes de collecte de fonds spécifiques. Toutefois, lorsque nous faisons appel à un tel tiers, nous nous assurons contractuellement qu'il a collecté et utilisé les données à caractère personnel de manière correcte et légale. Nous ne traiterons et ne conserverons vos données personnelles dans notre base de données que si vous faites un don (c'est-à-dire si vous donnez votre consentement actif) dans le cadre de cette campagne spécifique.

Vous trouverez de plus amples informations sur la source de vos données personnelles dans l'avis de non-responsabilité relatif à la protection de la vie privée figurant dans la correspondance que vous recevez de notre part.

6. PARTAGE DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL AVEC DES "TIERS

Les données personnelles des donateurs ne seront pas communiquées à des tiers, à l'exception des cas suivants

les agences gouvernementales pour des raisons juridiques et/ou fiscales ;
à des "prestataires de services" pour le traitement de données à caractère personnel sur instruction d'UZ Brussel (voir point 7.).

7. FAISONS-NOUS APPEL À DES "PRESTATAIRES DE SERVICES" POUR LE TRAITEMENT DES DONNÉES ?

Pour traiter les données à caractère personnel, nous faisons appel à des prestataires de services qui traitent vos données sous notre responsabilité. Nous nous assurons que les prestataires de services auxquels nous faisons appel respectent les mesures de protection nécessaires au traitement sûr et correct de vos données et qu'ils remplissent les obligations qui leur incombent en vertu de la législation applicable.

a. Direct Social Communications

Vos données seront traitées dans le cadre des campagnes de collecte de fonds par Direct Social Communications BV (rue Victor Rauter 33, 1070 Bruxelles, CBE 0427.917.874 - ci-après "DSC"). DSC est un prestataire de services spécialisé dans l'accompagnement des associations caritatives dans leur communication et leur collecte de fonds. L'UZ Brussel a conclu un accord de traitement avec DSC. DSC ne peut utiliser ces données que pour :

Campagnes de recrutement par publipostage pour le compte de l'UZ Brussel ;
Campagnes de réponse par publipostage pour le compte de l'UZ Brussel ;
Campagnes de fidélité par courrier direct si l'UZ Brussel souhaite utiliser les services de DSC à cette fin ;
Suivi des donations et délivrance d'attestations fiscales pour le compte de l'UZ Brussel ;
Plateforme de gestion des données DONEA. UZ Brussel place ses donateurs existants (fichier de donateurs) sur la plateforme DONEA fournie par DSC. L'ASN ne peut utiliser les données du fichier des donateurs de l'UZ Brussel que pour des campagnes au nom de l'UZ Brussel. L'ASN ne peut pas et ne peut pas les utiliser à ses propres fins.

b. KOALECT

Vos données seront traitées par Koalect SA dans le cadre de collecte de fonds en ligne (Rue des Ateliers 31, 1332 Genval, CBE 0564.791.903 - ci-après "KOALECT "). KOALECT est un prestataire de services spécialisé dans la collecte de fonds en ligne qui propose une plateforme en ligne à cet effet. L'UZ Brussel a conclu un accord de traitement avec KOALECT. KOALECT ne peut utiliser vos données que pour :

Offrir à l'utilisateur de la plateforme la possibilité de créer des pages d'actions et des projets ;
Offrir à l'utilisateur de la plateforme la possibilité de remplir des formulaires en ligne;
Offrir à l'utilisateur de la plateforme la possibilité d'effectuer des paiements en ligne;
Offrir à l'utilisateur de la plateforme la possibilité de partager des informations sur les actions sur les réseaux sociaux;
Offrir à l'UZ Bruxelles la possibilité de suivre les collectes de fonds en ligne.

c. Flexmail

Vos données peuvent être traitées par Flexmail si vous avez indiqué que vous souhaitez recevoir notre newsletter électronique. Flexmail est une plateforme de marketing par courriel qui envoie des mails personnalisés au nom et pour le compte de UZ Brussel. L'UZ Brussel traite uniquement les données des donateurs (potentiels) qui s'inscrivent volontairement à notre liste de mailing et qui donnent leur accord. Les activités de traitement que Flexmail est autorisé à effectuer pour le compte de l'UZ Brussel conformément à l'accord de traitement sont les suivantes :

recevoir et vérifier les données personnelles
l'intégration de ces données personnelles dans les systèmes de Flexmail et la liaison entre ces données et le message que nous voulons envoyer.

Ce faisant, Flexmail est responsable de l'envoi des messages aux personnes concernées dont les données personnelles font partie des données que nous leur avons fournies, ainsi que de la création et de la mise en forme des rapports standard qui nous donnent un aperçu des résultats des campagnes.

d. Prestataire de services ayant son siège social en dehors de l'E.E.R. ou une organisation internationale

En cas de transfert de vos données à un autre prestataire de services mandaté par UZ Brussel et dont le siège social est situé en dehors de l'Espace Economique Européen (E.E.E.) ou à une organisation internationale, nous vérifierons si le pays de destination offre un niveau de protection adéquat. Si le pays vers lequel UZ Brussel souhaite transférer des données dans le cadre de la prestation de services pour le traitement des données personnelles n'offre pas de garanties appropriées, UZ Brussel appliquera elle-même des garanties appropriées par le biais d'accords types, mis à disposition par la Commission européenne, ou d'autres mesures acceptées.

8. VOS DROITS CONCERNANT LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Vos droits concernant vos données personnelles sont décrits ci-dessous.

Pour exercer vos droits, vous pouvez toujours nous contacter en envoyant un e-mail à : foundation@uzbrussel.be. Vous pouvez également nous joindre par téléphone au 02 477 57 11 de 9h à 13h et de 13h30 à 17h30. Vous pouvez également nous contacter par courrier à l'adresse suivante : UZ Brussel Foundation, Laarbeeklaan 101, 1090 Jette.

a. Droit à l'information

Au moment de la collecte des données personnelles auprès de la personne concernée, conformément aux dispositions de la LVA, la personne concernée est informée, par le biais du présent règlement, du traitement de ses données et de la base juridique de ce traitement.

b. Droit d'accès et de copie

Vous avez le droit, conformément aux dispositions légales applicables, de savoir quelles sont les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, ce que nous en faisons exactement et pourquoi nous le faisons. Vous avez également le droit d'obtenir gratuitement une copie de ces informations.

Toutefois, nous vous demandons de joindre une copie du recto de votre carte d'identité afin de garantir que les données personnelles demandées sont envoyées à leur propriétaire légitime.

c. Droit de rectification et d'achèvement

Si vous estimez que UZ Brussel conserve des données incomplètes ou incorrectes vous concernant, vous avez le droit de faire rectifier ou compléter ces données gratuitement.

d. Droit à l'effacement

Vous pouvez demander l'effacement de vos données (par exemple, parce que leur conservation n'est plus nécessaire, en l'absence de base juridique ou en cas de suspicion de traitement illicite).

UZB peut être légitime à ne pas le faire, par exemple lorsque les données sont nécessaires à l'introduction, à l'exercice, à la justification ou à la défense d'une action en justice.

e. Droit de retirer un consentement donné antérieurement à à tout moment

Le traitement des données personnelles par l'UZ Brussel est en principe basé sur un consentement préalable (verbal ou autre). Vous pouvez toutefois retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement implique que nous ne pouvons plus traiter les données concernées.

f. Droit à la limitation du traitement

Dans un nombre limité de cas, vous pouvez demander que vos données à caractère personnel soient conservées mais non traitées (traitement "en attente").

g. Droit d'opposition

Si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à cet effet. Votre objection ne nécessite pas de justification supplémentaire. Par conséquent, UZ Brussel ne traitera plus vos données à caractère personnel aux fins mentionnées ici.

h. Droit de déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données

Vous avez également le droit, en ce qui concerne le traitement de vos données, d'introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données par lettre à l'adresse suivante : Printing Press Street 35, 1000 Bruxelles ou par e-mail à l'adresse suivante : contact@apd-gba.be.

9. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

Si vous nous avez fait un don, nous traiterons vos données pendant 10 ans après votre dernier don (ou plus longtemps si la législation fiscale l'exige).

Nous n'utiliserons plus ou ne conserverons plus vos données si vous nous faites savoir par une contre-notification (par téléphone, courriel ou lettre) que vous ne souhaitez plus le faire.

Si nous vous écrivons en tant que donateur potentiel et que vous n'avez pas fait de don dans le passé, vos données ne seront pas stockées dans notre base de données. Vos données ne seront stockées que si vous faites un don à notre organisation. Si vous ne faites pas de don, vos données ne seront pas stockées dans notre base de données et ne seront donc pas traitées ultérieurement.

10. MISE À JOUR DE LA DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Cette déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 27-05-2024.

Nous avons essayé de rendre cette déclaration de confidentialité aussi claire et complète que possible. Si des changements importants interviennent dans la manière dont nous enregistrons, traitons et/ou stockons vos données à caractère personnel, vous trouverez ces changements dans la présente déclaration de confidentialité. En effet, nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment.

11. CONTACTEZ-NOUS

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations et/ou si vous avez des questions, des commentaires ou des suggestions, n'hésitez pas à nous contacter en envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante : foundation@uzbrussel.be. Nous sommes également joignables par téléphone au 02 477 57 11 de 9h à 13h et de 13h30 à 17h30. Vous pouvez également nous contacter par courrier à l'adresse suivante

UZ Brussel Foundation
Laarbeeklaan 101
1090 Jette.

L'équipe de la Fondation de l'UZ Brussel se fera un plaisir de vous aider !

Par ailleurs, si vous estimez que l'hôpital ne respecte pas ou pas suffisamment vos droits en ce qui concerne vos données personnelles, vous pouvez toujours contacter le délégué à la protection des données de l'hôpital pour lui faire part de votre plainte à l'adresse suivante : gegevensbescherming@uzbrussel.be.